15 questions pour évaluer vos besoins en portfolio management system

Pour 50% des sociétés de gestion américaines, les investissements technologiques sont un des principaux challenges opérationnels de l’industrie de la gestion de fortune. Cette tendance se constate bien entendu également en Europe où l’intégration d’une solution de portfolio management représente un investissement stratégique.

La prise de conscience est faite. Reste à franchir le pas. Par où commencer ? Notre équipe d’experts a préparé pour vous 15 questions qui vous permettent de faire le point de la situation de votre entreprise sur différentes aspects : commerciaux, organisationnels, stratégie de développement, etc.

Que vous soyez déjà équipé ou non d’une solution de gestion centralisée, nous vous recommandons de répondre à ces 15 questions, seul ou avec votre équipe. Vous pourrez ainsi estimer si votre niveau d’équipement est suffisant pour maintenir votre niveau de qualité, de performance et de compétitivité.

1 – Combien avez-vous de collaborateurs?

Plus le nombre d’employés augmente, plus il est difficile d’avoir une bonne circulation de l’information et une visibilité claire sur l’exécution des tâches. Il est alors primordial de disposer d’une solution intégrant toutes les fonctionnalités collaboratives nécessaires pour optimiser l’efficacité du travail en équipe.

L’avis de nos experts : une solution de gestion de portefeuilles centralisée est fortement recommandée à partir de 3 utilisateurs.

2 – Vos collaborateurs sont-ils tous situés au même endroit ou bien sont-ils dispersés géographiquement (plusieurs bureaux) ?

De nombreuses sociétés de gestion sont multi-sites et ont ainsi besoin de pouvoir disposer d’un outil à la fois global hautement personnalisable afin que leurs équipes disposent des mêmes outils et fonctionnalités où qu’elles se trouvent tout en bénéficiant de paramétrages sur mesure afin que le logiciel soit parfaitement adapté à leurs besoins.

L’avis de nos experts : S’équiper d’une solution de gestion de portefeuilles centralisée est indispensable dès lors que la société de gestion compte 2 sites et plus

3 – Votre clientèle est-elle homogène ou hétérogène?

Selon l’âge, les objectifs, l’expérience, la constitution du patrimoine, etc., les objectifs de gestion évoluent. De même, certains clients sont plus ou moins enclins au risque. Un outil performant doit permettre d’établir des profils de gestion dynamiques pouvant évoluer facilement en fonction des objectifs des clients et des règlementations spécifiques auxquelles ils sont assujettis.

L’avis de nos experts : Il est essentiel de pouvoir à tout moment contrôler automatiquement que la stratégie d’investissement choisie est conforme au profil du client.

4 – Avez-vous beaucoup de clients ? Votre clientèle se développe-t-elle ?

Plus le nombre de clients augmente, plus il est difficile de suivre chaque dossier de façon personnalisée. Le risque opérationnel s’accroît avec le nombre d’opérations à réaliser sur les portefeuilles. Le risque est grand de passer à côté d’une information importante et de s’écarter des profils de gestion.

L’avis de nos experts : Un système de portfolio management permet de garder sous contrôle des profils de gestion hautement personnalisés et de suivre aisément les mouvements de flux devient alors indispensable.

5 – Votre clientèle a-t-elle des spécificités particulières ?

Pourvoir gérer et qualifier simplement un grand nombre de contacts en spécifiant des caractéristiques stratégiques telles que les liens juridiques et commerciaux est un des atouts d’une gestion efficace.

L’avis de nos experts : Pouvoir répondre à leurs différents souhaits d’investissement en termes de diversité des produits grâce à un CRM métier est un outil d’efficacité majeur.

6 – Avez-vous les outils adaptés à votre type de gestion ?

La gestion quotidienne de votre activité nécessite d’effectuer des tâches pouvant être complexes, répétitives ou encore chronophages. Ainsi, le calcul des rétributions de vos partenaires (commissions ou rétrocession), les contrôles systématiques de conformité ou encore la réalisation de reporting nécessitent des outils adaptés et puissants pour offrir un service de qualité et soulager vos équipes d’une partie de sa charge de travail.

L’avis de nos experts : si votre société collabore avec plus de 5 dépositaires et partenaires, une solution de gestion centralisée permet de réduire le temps et les risque d’erreurs de calculs des rétributions à verser ou percevoir.

7 – Avez-vous beaucoup de dépositaires à gérer ?

L’indépendance d’une société de gestion se traduit souvent par une collaboration avec plusieurs dépositaires. Cet environnement varié accroît cependant la complexité de la gestion quotidienne des portefeuilles. Etre interfacé avec ses banques partenaires, avoir la possibilité d’importer automatiquement les données opérationnelles ou de marché (positions, mouvements, cotations) et ainsi disposer d’une information détaillée et exhaustive pour analyser et suivre les portefeuilles clients s’avère alors être une source d’efficacité et de productivité pour l’entreprise.

L’avis de nos experts : le recours à une solution centralisant les terminaux d’e-banking devient indispensable à partir du moment où la société de gestion collabore avec au moins 4 banques dépositaires.

8 – Votre outil et vos procédures sont-ils toujours en adéquation avec vos besoins actuels ?

Au fur et à mesure que votre société se développe, ses besoins en matière de gestion et d’automatisation de l’activité évoluent, notamment avec le nombre de clients, de collaborateurs et de portefeuilles à gérer. La diffusion et le partage des informations deviennent plus complexes avec la croissance de l’activité. Les méthodes de travail doivent être simplifiées pour garantir performance et sécurité des décisions.

L’avis de nos experts : L’intégration d’une solution de gestion centralisée, évolutive et scalable, permet de soutenir le développement de l’activité en offrant des outils et la flexibilité d’utilisation correspondant à chaque stade de développement.

9 – Comment consolidez-vous les portefeuilles de vos clients ?

La consolidation automatique des données, quel que soit le nombre de dépositaires avec lesquels vous travaillez, les devises utilisées ou  la diversité de vos supports d’investissements (financiers, non côtés, immobiliers…) est un enjeu stratégique en termes de performance commerciale et gestion de la relation client.

L’avis de nos experts : Une solution de gestion de portefeuilles permet de gérer cette tâche automatiquement et selon de multiples critères. Le gérant gagne en temps et en performance. Le client bénéficie de vues détaillées et d’un service de haut niveau.

10 – Comment gérez-vous la compliance et contrôlez-vous vos dossiers clients ?

La gestion de la conformité n’est pas qu’une question d’audit. C’est une pratique quotidienne qui révèle votre niveau d’exigence. Cette rigueur a un impact immédiat sur la confiance de vos clients.

L’avis de nos experts : la gestion compliance reste actuellement l’un des plus grand challenge des gérants indépendants. Leur performance globale dépend étroitement de leur capacité à gérer rapidement et efficacement les contraintes règlementaires et administratives.

11 – Comment gérez-vous la transmission d’ordres avec vos banques dépositaires ?

Le carnet d’ordres est l’une des données vitales de la société de gestion de portefeuilles. Tant outil d’audit que de gestion, il se place au cœur du processus décisionnel. Le manque de visibilité et la complexité de l’accomplissement de cette tâche sont bien souvent la principale source au manque de réactivité et par conséquent d’efficacité.

L’avis de nos experts : la saisie des ordres est une tâche répétitive, à faible valeur ajoutée. En centralisant le passage d’ordres et en l’automatisant, les gérants indépendants épargnent des coûts – notamment humains – substantiels.

12 – Comment faites-vous pour calculer les performances de vos portefeuilles clients ?

Les HNWI et UHNWI attendent aujourd’hui un haut niveau de services en plus des performances financières de leurs actifs placés en gestion. Pouvoir informer facilement les clients des performances de leur portefeuille est un outil puissant de satisfaction et de fidélisation de la clientèle.

L’avis de nos experts : La remise ou l’envoi de reporting détaillés réguliers sont un service minimum à garantir, qui n’est plus différenciateur. Un accès mobile à l’état de leurs actifs, 24h/24 et 7j/7 fait partie de leurs nouvelles attentes.

13 – Comment faites-vous pour suivre la rentabilité de votre société ?

Les sociétés de gestion doivent pouvoir évaluer et suivre avec précision l’évolution de leurs produits et charges afin de rester compétitifs et d’offrir leurs services aux meilleurs coûts à leurs clients. Votre outil est-il en mesure de vous garantir une visibilité quotidienne, et détaillé de vos situations et de vos résultats  ?

L’avis de nos experts : Un accès mobile à l’état de leurs actifs, 24h/24 et 7j/7 fait partie de leurs nouvelles attentes.

14 – Vos données sont-elles sécurisées ?

Les sociétés de gestion gèrent une quantité très importante d’informations stratégiques nécessitant un haut degré de confidentialité. Disposer d’un outil performant pour préserver la sécurité des données de la société est indispensable.

L’avis de nos experts : Les gérants indépendants doivent disposer d’un outil permettant de crypter les informations, de définir les droits des utilisateurs ainsi que les accès aux informations.

15 – Quel temps passez-vous à extraire les informations, les consolider, les mettre en forme ?

Disposer de plusieurs outils pour gérer les différentes facettes de la gestion financière peut se révéler problématique dans l’exactitude, la fluidité et l’efficacité des procédures. Sélectionner de manière intelligente et croisée les données, les consolider et les mettre en forme peut vite devenir une charge de travail chronophage, voir même improductive.

L’avis de nos experts : une solution de gestion de portefeuilles allège considérablement la charge liée au traitement et à la consolidation des données. Plus le nombre de clients est élevé, plus l’intégration d’un outil de gestion centralisé est préconisée.

Comment aller plus loin ?

Maintenant que vous avez pris le temps d’analyser votre situation, vous avez certainement une idée plus précise de vos besoins à la lumière des objectifs de votre société. Dans ce cas, nous vous recommandons la lecture de notre Livre Blanc « Portfolio Management Software : un outil de gouvernance » qui vous guidera pas à pas dans votre réflexion, la définition précise de vos besoins et les différents types de solutions qui s’offrent à vous.

Notre équipe d’experts à votre service pour répondre à vos questions. Nous vous invitons à nous contacter par email contact@keesystem.com ou par téléphone au +41 (0)22 548 12 03.

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